確保記錄真實、完整、可追溯

記錄表單設計合規(guī)

記錄需對應標準要求，包含關鍵信息：如生產記錄需有產品批次號、原材料爐批號、操作人員、設備編號、檢驗結果、日期；測試報告需有檢測標準、設備校準狀態(tài)、人員資質、結果判定。

記錄表單需編號受控，與程序文件一一對應，禁止使用空白表單或手寫記錄替代。

記錄填寫與保存要求

記錄需實時填寫、字跡清晰、簽字齊全，禁止事后補填或涂改；涂改處需簽字并注明日期，確保原始性。

保存期限：至少覆蓋證書有效期 + 1 年（建議 5 年），電子記錄需備份防篡改，紙質記錄需防潮防火，便于監(jiān)督審核查閱。

全流程追溯驗證

構建產品追溯鏈：原材料采購記錄→生產工藝記錄→檢驗測試報告→成品出庫記錄→API 標志使用記錄，確保正向 / 反向追溯無斷點。

示例：某批次管線管 → 可追溯至鋼材供應商的材質證書 → 熱處理曲線 → 無損檢測報告 → 檢驗員資質證書 → 設備校準記錄。

證書有效期內的維護措施

年度監(jiān)督審核準備

每年監(jiān)督審核前，梳理年度運行記錄：內審報告、管理評審報告、產品測試報告、設備校準記錄、客戶投訴處理記錄，確保體系持續(xù)符合要求。

標準更新與體系升級

定期關注 API 官網標準更新通知，及時評估新標準對現(xiàn)有文件、產品的影響，必要時修訂體系文件，確保合規(guī)性不中斷。

標志使用合規(guī)管控

嚴格遵守 API 標志使用規(guī)則，不超范圍標注、不偽造標志，定期向 API 報備標志使用情況，避免因違規(guī)使用導致證書暫停 / 撤銷。

完整申請流程（5 大階段，可直接落地）

前期準備（2-4 個月）

購買對應 API 產品規(guī)范（如 API 6D）英文原版，建立 Q1 體系并運行≥4 個月，完成產品測試（認可實驗室）。

編制符合性矩陣表，對接標準條款與企業(yè)文件 / 記錄，確保無遺漏。

在線申請（1-2 周）

在myCerts.api.org提交申請，上傳質量手冊、測試報告、供應商資質等，繳納費用。

文件審核（1-2 個月）

API 評審質量手冊與符合性證據(jù)，反饋不符合項并整改，通過后安排現(xiàn)場審核。

現(xiàn)場審核（1-2 周）

審核員核查生產 / 檢測設備、人員資質、工藝執(zhí)行、記錄完整性，出具審核報告與不符合項。

發(fā)證與維護（3 年周期）

關閉所有不符合項后，API 發(fā)放 3 年有效期證書；每年監(jiān)督審核，到期前 9 個月申請換證。

會標使用與合規(guī)管控（紅線條款）

規(guī)范使用

標志樣式符合 API 要求，標注產品規(guī)范號 + 會標，如 “API Spec 5L PSL2”。

許可范圍產品，異地打標需申請 AMA 協(xié)議。

禁止行為

超范圍標注、偽造標志、用于非新設備 / 不合格品，違者證書暫停 / 撤銷。

記錄留存

建立會標使用臺賬，記錄產品批次、序列號、打標位置，便于追溯與監(jiān)督審核。