企業(yè)中檔案管理工作質(zhì)量與效率對企業(yè)發(fā)展來說非常重要,因此,需要不斷加強(qiáng)檔案管理水平,結(jié)合先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所建立的檔案電子數(shù)字化管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化、專業(yè)化、法律化,完全彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理中的不足,并且起到了優(yōu)化檔案管理模式、提高管理質(zhì)量、降低檔案管理工作量、節(jié)約部分人力、物力、財(cái)力等作用。

1、 數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)：與一般的系統(tǒng)不一樣，數(shù)字文檔都存在數(shù)據(jù)庫，在電腦目錄上是不可查看的。

2、 批量處理能力：可批量新建、錄入、對應(yīng)上傳，并支持紙質(zhì)檔案從掃描、錄入、上傳的一體化處理。

3、 流程化歸檔：電子案卷亦可發(fā)起流程，實(shí)現(xiàn)協(xié)同化歸檔。

4、 存放位置：可以兼顧實(shí)體檔案和數(shù)字化檔案的統(tǒng)一管理，記錄檔案存放位置。

5、 細(xì)?；臋?quán)限管理：可對具體的分類或案卷授權(quán)，并可與密級(jí)交叉，適應(yīng)各種細(xì)?；瘷?quán)限配置需要。

6、 防擴(kuò)散處理：PDF、圖片這類不能修改的文件格式都應(yīng)該由專業(yè)的閱讀器管理，權(quán)限控制在系統(tǒng)中，不像使用第三方軟件可以隨意另存、下載。同時(shí)，打開的時(shí)候還可以設(shè)置屏幕水印，防止惡意的拍照或截屏擴(kuò)散。

7、 借閱與歸還：借閱與歸還可以準(zhǔn)確把握檔案的出入口管理，并提供可且能夠自定義范圍的檔案利用統(tǒng)計(jì)功能。

8、 綜合統(tǒng)計(jì)：可查看整體、按檔案分類、按年度分布、按保存期限、按密級(jí)分布、檔案電子化情況統(tǒng)計(jì)的庫存檔案情況。